Microsoft, как известно все свои программы и сервисы совершенствует активно и непрерывно. В Outlook 2002, к примеру общий объем OST ограничивался 2 GB, а в последней версии Microsoft 365 на файл OST выделено 50 гиг места. Однако и этого бывает мало…
Для тех, кто не в курсе или забыл, уточним. Outlook данные хранит в файлах двух типов — OST и PST. OST-файл — это офлайновая копия писем на компе, которая автоматом синхронизируется с данными аккаунта на сервере Outlook при каждом подключении, а также дает возможность проверять почту, когда комп к интернету не подключен.
Максимальный размер файла OST для последних версий Outlook составляет 50 ГБ. Максимальный размер папки почтового ящика Outlook составляет 100 ГБ, хранятся в ней и OST и PST файлы.
Не пропустите: ПРОБЛЕМЫ MICROSOFT TEAMS: ЗВУК, КАМЕРА, ВИСНЕТ, 80080300, CAA70004, CAA5009D
Что делать, когда файл OST слишком большой?
Очевидно, надо как-то уменьшать. А что и как именно для этого надо сделать, мы сейчас и расскажем. Итак,..
#1 — как уменьшить файл OST — создаем файл PST
Когда в ящике Outlook хранятся только важные письма, удалять которые нельзя, то в таком случае уменьшить размер OST можно (и нужно) за счет переноса некоторого количества данных в автономный архивный файл PST.
Далее файл PST можно сделать доступным из Outlook, можно не подключать его к ящику, письма в любом случае не потеряются (если не потеряется сам архив), плюс освобождается место для OST.
Процедура создания PST-файла следующая:
- в ящике выделяем письма или папку, которые можно/нужно перенести в архив PST
- переключаемся на вкладку «Главная» (в меню сверху);
- жмем по стрелочке рядом с кнопкой «Создать элемент«, затем в открывшемся подменю кликаем «Другие элементы» и «Файл данных Outlook«;
- теперь просто указываем место, куда будет сохранен новый файл PST, и жмем OK.
#2 — как уменьшить файл OST — чистим ящик
Файл OST состоит в основном из электронных писем и вложений, которые приходят на почту Outlook. Большую и ненужную их часть вы, конечно, удаляете. Но Outlook все удаленные данные хранит в корзине целый месяц (30 дней).
Следовательно, если почтой вы пользуетесь активно и разных данных получаете/отправляете в количестве, то чтобы всякий мусор в ящике не занимал место по чем зря, корзину Outlook чистить надо регулярно еще и вручную. Делается это, напомним, следующим образом:
- открываем вкладку «Файл«;
- жмем «Инструменты» и затем «Очистить почтовый ящик«;
- в меню инструмента кликаем «Очистить» и «Удалить«.
Не пропустите: ТЕЛЕМЕТРИЮ В OFFICE 365 МОЖНО ОГРАНИЧИТЬ: ИЗ НЕОФИЦИАЛЬНОГО
#3 — как уменьшить файл OST — удаляем нежелательные письма
Если после чистки мусора места в ящике все равно маловато, то тогда придется пройтись по папкам и поудалять старые и ненужные сообщения (в особенности те, которые с объемными вложениями) вручную. Да это займет некоторое время, но если вместо вас вашу почту чистить некому, то только так:
- открываем Outlook и переключаемся на вкладку «Главная» (в меню сверху);
- жмем по стрелочке рядом с кнопкой «Удалить«;
- и в открывшемся меню жмем «Очистить папки«.